Urząd Gminy Kowale Oleckie Biuletyn Informacji Publicznej

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT NA
Usługi Integracji Społecznej

W ramach środków uzyskanych przez Rząd Rzeczpospolitej Polskiej w ramach umowy pożyczki Nr 7358 POL zawartej pomiędzy Międzynarodowym Bankiem Odbudowy
i Rozwoju (Bankiem Światowym), a Rządem Rzeczypospolitej Polskiej w dniu 07 kwietnia 2006 roku na Poakcesyjny Program Wspierania Obszarów Wiejskich (PPWOW), Gmina Kowale Oleckie uzyskała dotację w wysokości 82 000 EURO (300 513 PLN), część tej dotacji przeznacza na realizację niżej określonych usług.

1.ZAMAWIAJĄCY
Wójt Gminy Kowale Oleckie, (zwany dalej Zamawiającym) zaprasza zainteresowanych kwalifikowanych usługodawców do składania ofert na świadczenie usług integracji społecznej dla mieszkańców Gminy spośród usług opisanych poniżej.
Łączna wysokość środków przeznaczonych na sfinansowanie poniższych zamówień wynosi

równowartość: 78 020 PLN.

2.PROCEDURA
Zgodnie z § 3 pkt 2 Porozumienia o współpracy przy realizacji Poakcesyjnego Programu Wspierania Obszarów Wiejskich, zawartego pomiędzy Zarządem Województwa, w związku
z zapisami art. 4 ust. 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2007, Nr 223 poz. 1665), w oparciu o procedurę CPP
((ang.) Community Participation in Procurement – Udział społeczności w zamówieniach) Banku Światowego opisaną w Podręczniku Realizacji Programu Integracji Społecznej dostępnym pod następującym adresem: http://www.ppwow.gov.pl. Podręcznik zawiera również informacje na temat kosztów kwalifikowanych, podmiotów uprawnionych do świadczenia usług jak również formularze wykorzystywane w realizacji programu.

3. SPOTKANIE INFORMACYJNE
Spotkanie informacyjne dla zainteresowanych, potencjalnych usługodawców odbędzie się
w Sali konferencyjnej Urzędu Gminy w Kowalach Oleckich, ul. Kościuszki 44, 19 – 420 Kowale Oleckie  dnia 05 czerwca 2008 roku, o godz. 9.00.

4. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług rekreacyjno – kulturalno – integracyjnych, w tym organizacja lokalnych imprez okolicznościowych podtrzymujących tradycje i obrzędy ludowe w gminie:

4.1. Festyn rodzinny w ramach obchodów święta Kowali Oleckich  (Kowaliada) –
22 czerwca 2008 roku w Kowalach Oleckich. Na realizację usługi przeznacza się kwotę 20 110,00 PLN.

4.2. Gminne Dożynki integracyjne dla całych rodzin i wszystkich osób chętnych –
31 sierpnia 2008 roku w Kowalach Oleckich. Na realizację usługi przeznacza się kwotę 20 110,00 PLN.

4.3. Utworzenie sobotnio – niedzielnego klubu młodzieżowego, jako alternatywa spędzania czasu wolnego przez młodzież w wieku gimnazjalnym. W ramach tego działania zostanie uruchomiony Weekendowy Klub Młodzieżowy. Klub będzie organizował zajęcia pozaszkolne w weekendy. Na realizację tej usługi przeznacza się kwotę 35 300 PLN,
Termin wykonywania zamówienia: od 01.09.2008 r. do 31.12.2008 r.

4.4. Andrzejki integracyjne – listopad 2008 roku w Kowalach Oleckich. Na realizację usługi przeznacza się kwotę 500,00 PLN.

4.5. Wigilia integracyjna – grudzień 2008 roku w Kowalach Oleckich. Na realizację usługi przeznacza się kwotę 2 000,00 PLN.

Oferent składający ofertę do punktu 4.1 zobowiązany będzie do:

a) zapewnienia profesjonalnej sceny na potrzeby festynu,

b) nagłośnienia i oświetlenia sceny,

c) zapewnienia występów zespołów muzycznych,

d) przeprowadzenia zabaw i konkursów z nagrodami,

e) zaproszenia gości na festyn w porozumieniu z władzami samorządowymi,

f) zapewnienia firmy ochroniarskiej i opieki medycznej,

g) zapewnienia wyżywienia dla zaproszonych zespołów,

h) zapewnienia stoisk do ekspozycji dla artystów i twórców ludowych,

i) wydzielenia miejsca na placu dla osób starszych, niepełnosprawnych i dzieci,

j) w przypadku sprzedaży piwa w czasie festynu (sprzedaż możliwa tylko w godzinach
19.00 – 23.00) do uzyskania zezwolenia na sprzedaż tego alkoholu z tutejszego Urzędu Gminy, wraz z zasponsorowaniem Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,

k) zapewnienia WC,

l) przeprowadzenia festynu dla dzieci, młodzieży i rodzin do godziny 19.00, a osobom dorosłym w godzinach 19.00 – 23.00.

Oferent składający ofertę do punktu 4.2 zobowiązany będzie do:

a) zapewnienia profesjonalnej sceny na potrzeby dożynek,

b) nagłośnienia i oświetlenia sceny,

c) zapewnienia występów zespołów muzycznych i twórców ludowych,

d) przeprowadzenia zabaw i konkursów (w szczególności dla dzieci i rodzin) z nagrodami,
w tym na najpiękniejszy wieniec dożynkowy,

e) zaproszenia gości na dożynki w porozumieniu z władzami samorządowymi,

f) zaproszenia na dożynki rodzin wielodzietnych z terenu gminy Kowale Oleckie, oraz zachęcenie ich do uczestnictwa w zabawie,

g) zapewnienia firmy ochroniarskiej i opieki medycznej,

h) zapewnienia wyżywienia dla zespołów,

i) zapewnienia jednego ciepłego posiłku dla uczestników dożynek (bigos lub grochówka) bez opłaty,

j) zapewnienia stoisk do ekspozycji dla artystów i twórców ludowych reprezentujących sztukę ludową i kulinarną,

k) zapewnienia miejsc ekspozycji dla gospodarstw domowych prezentujących swoje wyroby, oraz dla miejscowych firm,

l) wydzielenia miejsca na placu dla osób starszych, niepełnosprawnych i dzieci,

m) w przypadku sprzedaży piwa w czasie dożynek (sprzedaż możliwa tylko w godzinach 19.00 – 23.00) do uzyskania zezwolenia na sprzedaż tego alkoholu z tutejszego Urzędu Gminy, wraz z zasponsorowaniem Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,

n) zapewnienia WC,

o) przeprowadzenia dożynek dla dzieci, młodzieży i rodzin do godziny 19.00, a osobom dorosłym w godzinach 19.00 – 23.00.

Oferent składający ofertę do punktów 4.3, 4.4 i 4.5 zobowiązany będzie do:

a) dysponowania odpowiednią bazą lokalową

b) dysponowania kadrą realizującą usługę.

Oferent może złożyć ofertę na jedną lub więcej części. Jeżeli Oferent pragnie złożyć ofertę na więcej niż jedną część, jest zobowiązany do złożenia odrębnych ofert technicznych
i finansowych na każdą część.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz ofert wariantowych.

Usługodawca zobowiązany jest do przedstawienia w ofercie informacji na temat spodziewanych rezultatów oferowanych usług, sposobu monitorowania ich osiągnięcia, przewidywanych działań informacyjnych, jak również informacji dotyczących zapewnienia trwałości podejmowanych decyzji.

5. UPRAWNIENI USŁUGODAWCY
Podmiotami uprawnionymi do ubiegania się o zamówienie w ramach niniejszej procedury są: a) organizacje pozarządowe (NGOs),
b) organizacje kościelne
c) prywatni usługodawcy: firmy, osoby fizyczne, spółdzielnie socjalne,

d) samorządy zawodowe, organizacje samorządu gospodarczego, izby rolnicze,
e) jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego, stowarzyszenia jst i im podległe jednostki organizacyjne.

6. MINIMALNE WYMOGI TECHNICZNE (KRYTERIA OCENY TECHNICZNEJ)

W odniesieniu do zadań opisanych w punktach 4.1 i 4.2:

a) wykazanie odpowiedniego potencjału organizacyjnego i finansowego,

b) oświadczenie o posiadaniu personelu do wykonania zamówienia.

W odniesieniu do zadań opisanych w punktach 4.3, 4.4 i 4.5:
a) dysponowanie odpowiednią bazą lokalową,

b) wykazanie odpowiedniego potencjału organizacyjnego i finansowego,

c) oświadczenie o posiadaniu personelu do wykonania zamówienia.

Zamawiający oceni spełnienie powyższych minimalnych kryteriów technicznych w oparciu
o następujące dokumenty/oświadczenia:

a) Oświadczenie o posiadaniu personelu do wykonywania zamówienia

b) Oświadczenie o dysponowaniu odpowiednimi pomieszczeniami lub terenem.

7. PROCEDURY SKŁADANIA OFERT I OCENY OFERT

a) Oferty techniczno-finansowe przygotowane z użyciem formularzy załączonych do niniejszego ogłoszenia, należy składać w zaklejonej kopercie osobiście lub za pośrednictwem poczty do Urzędu Gminy w Kowalach Oleckich ul. Kościuszki 44, 19 – 420 Kowale Oleckie w terminie do 11. 06.2008r., do godziny 15.30.

b) Oferta winna być ważna przez co najmniej 30 dni od daty określonej w pkt. a)
c) Oferta winna być dostarczona w zaklejonej kopercie z dopiskiem
„Oferta na świadczenie usług: (tytuł usługi taki jak w pkt. 4)”, ponadto na kopercie winny zostać umieszczone dane adresowe Wykonawcy.

8. PROCEDURY OCENY OFERT

1. Ocena ofert i wybór najkorzystniejsze oferty odbywać się będzie w 3 etapach:
a) Ocena spełniania minimalnych kryteriów technicznych określonych w pkt. 6.

b) Wybór najkorzystniejszej oferty (ofert).
     Przy ocenie ofert, ustalaniu ich rankingu i podejmowaniu decyzji o udzieleniu zamówienia Komisja będzie brała pod uwagę zapisy przedstawionej oferty, współpracę z partnerami lokalnymi, oferowaną jakość usług, ich innowacyjność, trwałość, oraz ekonomiczność
i efektywność działań zaproponowanych przez Wykonawcę.

c) Negocjacje szczegółów umowy z wybranym(i) Usługodawcą (-ami) (jeśli takie negocjacje okażą się niezbędne).

2. Ostateczna decyzja dotycząca złożonych wniosków zostanie ogłoszona w ciągu 1 tygodnia od wyznaczonego terminu składania ofert, poprzez umieszczenie jej na stronie internetowej Urzędu Gminy (BIP) oraz na tablicy ogłoszeń.

3. Decyzja Zamawiającego jest ostateczna, nie wymaga uzasadnienia i nie podlega procedurom odwoławczym. Jeśli Usługodawca nie zgadza się z decyzją Zamawiającego, winien złożyć umotywowany wniosek do Zamawiającego z kopią do Dyrektora Regionalnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Zamawiający winien dołożyć wszelkich starań do polubownego rozwiązania sporu.

4. Z wybranym(i) oferentem(ami) zostanie zawarta umowa/porozumienie oparte na wzorach załączonych do niniejszego ogłoszenia.

9. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM
W celu uzyskania dodatkowych informacji Zainteresowani proszeni są o skontaktowanie się
z p. Piotrem Masalskim ,Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kowalach Oleckich, tel. (087) 523 82 79 lub 0 600 140 432, e-mail: pmasalski@poczta.onet.pl

10. ZAŁĄCZNIKI:

1. Formularz Oferty.

2. Wzór Umowy.

3. Wzór Porozumienia.

4. Kwestionariusz niezależności.
5. Podręcznik realizacji Programu Integracji Społecznej.

6. Wzór sprawozdania.

7. Plan działania na lata 2008 i 2009.