Urząd Gminy Kowale Oleckie Biuletyn Informacji Publicznej

Zarządzenie Nr 1/2004


Wójta Gminy Kowale Oleckie
z dnia 12 stycznia 2004 roku

w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Kowalach Oleckich.

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) ustalam, co następuje:

§ 1

Nadaję Regulamin Organizacyjny Urzędowi Gminy w Kowalach Oleckich, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Zobowiązuję wszystkich pracowników do zapoznania się z Regulaminem i jego przestrzegania.

§ 3

Nadzór nad przestrzeganiem Regulaminu powierzam Sekretarzowi Gminy.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2004 roku.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
URZĘDU GMINY W KOWALACH OLECKICH

Rozdział I

Postanowienia ogólne
§ 1

Regulamin organizacyjny, zwany w dalszej treści ,,Regulaminem”, określa strukturę wewnętrzną Urzędu Gminy w Kowalach Oleckich, zasady jego funkcjonowania oraz zakresy działania referatów i samodzielnych stanowisk pracy.

§ 2

Urząd Gminy, zwany dalej „ urzędem” jest jednostką organizacyjną gminy, powołaną do realizacji zadań publicznych o znaczeniu lokalnym:
1) własnych – wynikających z ustaw,
2) zleconych – z zakresu administracji rządowej , przyjętych z mocy ustaw,
3) przyjętych w drodze porozumień, zawartych z właściwymi organami administracji rządowej,
4) innych - wynikających z ustaw szczególnych , uchwał organów gminy.

§ 3

Urząd działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, Statutu Gminy, niniejszego Regulaminu oraz aktów prawnych wydawanych przez Radę Gminy i Wójta.


Rozdział II

Zasady kierowania urzędem


§ 4

1. Kierownikiem Urzędu jest Wójt.
2. Wójt nadzoruje pracę Urzędu przy pomocy swego Zastępcy lub Sekretarza.
3. Do zadań i kompetencji Wójta należy w szczególności:
1) kierowanie bieżącymi sprawami gminy,
2) reprezentowanie gminy na zewnątrz,
3) przygotowywanie projektów uchwał rady gminy, określanie sposobu wykonywania uchwał,
4) gospodarowanie mieniem komunalnym,
5) wykonywanie budżetu,
6) zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
7) wykonywanie zadań Szefa obrony cywilnej gminy,
8) przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady Gminy,
9) zatrudnianie, rozwiązywanie umów i dokonywanie zmian w stosunku pracy pracowników samorządowych oraz wykonywanie innych uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu,
10) występowanie do Rady z wnioskami w sprawie powołania i odwołania Sekretarza i Skarbnika Gminy,
11) powoływanie i odwoływanie Zastępcy Wójta,
12) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
13) podejmowanie działań warunkujących sprawne działanie Urzędu, w tym sprawne i terminowe załatwianie spraw mieszkańców,
14) podejmowanie działań warunkujących wewnętrzną i zewnętrzną koordynację działań poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych gminy,
15) podejmowanie działań warunkujących bieżącą kontrolę wykonywania uchwał Rady oraz skarg i wniosków obywateli,
16) umożliwianie mieszkańcom dostępu do informacji publicznej oraz prowadzenie i stałą aktualizację Biuletynu Informacji Publicznej.

4. Wójt Gminy może:
1) Upoważnić Zastępcę Wójta, Sekretarza Gminy i innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
2) powierzyć Zastępcy Wójta lub Sekretarzowi, w drodze pełnomocnictwa, określone kompetencje w zakresie pełnienia obowiązków Kierownika Urzędu,
3) powierzyć prowadzenie w swoim imieniu spraw gminy Zastępcy Wójta lub Sekretarzowi Gminy.

§ 5

Zastępca Wójta wykonuje zadania powierzone do prowadzenia w ramach upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Wójta Gminy.

§ 6

1. Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu.
2. Do zadań Sekretarza należy w szczególności :
1) sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy , przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy , prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji w Urzędzie,
2) nadzór nad przestrzeganiem przepisów proceduralnych przy załatwianiu spraw w trybie postępowania administracyjnego oraz interpelacji , wniosków i zapytań radnych,
3) organizacja przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków,
4) zapewnienie terminowego i prawidłowego przygotowania przez pracowników materiałów na sesje Rady Gminy i posiedzenia komisji,
5) koordynacja i kontrola wykonywania zadań wynikających z aktów prawnych organów gminy i Wójta,
6) organizacja i koordynacja prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów organów przedstawicielskich i referendów,
7) nadzór nad gospodarką mieniem Urzędu i środkami budżetowymi przeznaczonymi na pokrycie kosztów jego funkcjonowania,
8) nadzór nad obsługą i załatwianiem indywidualnych spraw interesantów,
9) nadzór nad procesem informatyzacji Urzędu,
10) prowadzenie spraw gminy w przypadku ich powierzenia przez Wójta.
11) nadzór nad prawidłowością realizacji Ustawy o Zamówieniach Publicznych oraz
innych ustaw wynikających z przydziału czynności.
3. Sekretarz swoje zadania wykonuje przy pomocy Kierowników Referatów oraz pozostałych pracowników Urzędu.
4. Kierowanie referatem organizacyjnym.
5. Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej.
6. Przygotowywanie zarządzeń Wójta i projektów uchwał Rady.
7. Prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta
8. Egzekwowanie zarządzeń Wójta wydanych pracownikom.

§ 7


1) Skarbnik koordynuje wszelkie prace związane z wykonywaniem budżetu .
2) Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1) udział w opracowywaniu projektu budżetu gminy,
2) dokonywanie wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania budżetu oraz jego zmian,
3) nadzór nad sporządzaniem okresowych analiz i zbiorczych sprawozdań z wykonania budżetu gminy,
4) kontrasygnowanie umów zawieranych przez Wójta, powodujących powstawanie zobowiązań finansowych,
5) nadzór nad prowadzeniem rachunkowości Urzędu,
6) dokonywanie kontroli finansowej,
7) organizacja obiegu dokumentów finansowych w Urzędzie,
8) nadzór nad wykonywaniem obowiązków przez głównych księgowych jednostek organizacyjnych gminy.
4. Skarbnik kieruje referatem i wykonuje swoje zadania przy pomocy Referatu Finansowego.
5. Przestrzeganie i nadzór nad realizacją Ustawy o Zamówieniach Publicznych oraz
innych ustaw wynikających z przydziału czynności.

Rozdział III

Organizacja

§ 8

Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą referaty i samodzielne stanowiska pracy.

§ 9

1. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i samodzielne stanowiska pracy oznaczone
symbolami:

1) Referat Organizacyjny - Or
2) Referat Finansowy - Fn
3) Referat do spraw Infrastruktury, Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, Ewidencji Działalności Gospodarczej - IGKm
4) Samodzielne stanowiska pracy:
a) Inspektor d/s obsługi Rady Gminy - RG
b) Inspektor d/s inwestycji gminnych i pomocowych programów unijnych - IGPU
c) Inspektor d/s bhp, obrotu nieruchomościami i gospodarki ziemią. - ONGZ
2 . Kierownicy referatów i samodzielne stanowiska pracy podlegają bezpośrednio Wójtowi
Sekretarz i Skarbnik pełnią w stosunku do tych stanowisk funkcje merytoryczne
i kontrolne.
3. USC, pion ochrony – PO, , zadania obronne i obrony cywilnej, organizacyjnie
podporządkowane jest referatowi organizacyjnemu,
4. Gminne Centrum Reagowania Kryzysowego – GCRK

§ 10

Szczegółową wewnętrzną strukturę organizacyjną Urzędu określa załącznik do Regulaminu.

§ 11


1. W Urzędzie Gminy tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
1) Sekretarz Gminy pełniący jednocześnie funkcje: Kierownika Referatu Organizacyjnego, Pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych ,
2) Skarbnik Gminy pełniący jednocześnie funkcje Kierownika Referatu Finansowego,
3) Kierownik Referatu Infrastruktury, Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej ,Ewidencji Działalności Gospodarczej,
4) Zastępca Głównego Księgowego – Zastępca Skarbnika,
5) Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego pełniący jednocześnie funkcję Kierownika Kancelarii Tajnej.

§ 12

1. Szczegółowe zakresy czynności kierowników referatów i samodzielnych stanowisk pracy określa Sekretarz Gminy.
2. Kierownicy referatów określają szczegółowe zakresy czynności dla podległych pracowników, zatwierdza je Sekretarz Gminy i kierownik referatu.

§ 13

1. Gminnymi jednostkami organizacyjnymi, których kierownicy podlegają zwierzchnictwu służbowemu Wójta są:
a) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kowalach Oleckich,
b) Gminne Centrum Kultury i Sportu w Kowalach Oleckich,
c) Szkoła Podstawowa w Kowalach Oleckich,
d) Przedszkole Samorządowe w Kowalach Oleckich ,
e) Szkoła Podstawowa w Sokółkach,
f) Szkoła Podstawowa w Stożnem,
g) Publiczne Gimnazjum w Kowalach Oleckich,
h) Publiczne Gimnazjum w Sokółkach.




Rozdział IV


Szczegółowe zakresy działania referatów i samodzielnych stanowisk pracy.


§ 14


Do zadań wspólnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy należy:

1) opracowywanie projektów uchwał Rady oraz indywidualnych decyzji z zakresu administracji publicznej,
2) opracowywanie informacji, analiz i sprawozdań dla urzędów i jednostek, do składania których Gmina jest zobowiązana z mocy obowiązujących przepisów,
3) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w planach inwestycyjnych i budżecie gminy,
4) prowadzenie postępowania administracyjnego, przygotowywanie projektów rozstrzygnięć oraz stosowanie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
5) współdziałanie z właściwymi organami administracji państwowej i samorządowej,
6) współdziałanie z organizacjami społecznymi działającymi na terenie gminy,
7) prowadzenie w zakresie ustalonym przez Wójta, kontroli jednostek organizacyjnych gminy,
8) podejmowanie działań na rzecz obronności kraju, obrony cywilnej, ochrony przeciwpożarowej, przeciwpowodziowej i innych klęsk żywiołowych oraz ochrony informacji niejawnych i ochrony danych osobowych,
9) dostarczanie bieżących informacji do Biuletynu Informacji Publicznej i stała ich aktualizacja,
10) przestrzeganie właściwych zasad obsługi interesantów,
11) współdziałanie z instytucjami w zakresie realizowanych zadań,
12) współdziałanie wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie realizowanych zadań i przepływu informacji,
13) realizacja dochodów budżetowych, w tym pobieranie należnych opłat skarbowych i administracyjnych,
14) rzetelne i terminowe rozpatrywanie skarg z uwzględnieniem badania ich zasadności oraz analiza źródeł ich powstawania,
15) udzielanie petentom pełnych i rzetelnych informacji oraz wyjaśnień w ich indywidualnych sprawach załatwianych w Urzędzie,
16) przestrzeganie przepisów instrukcji kancelaryjnej przy wykonywaniu czynności urzędowych,
17) znajomość przepisów prawa dotyczących stanowiska pracy, a także ustaw:o samorządzie
terytorialnym, zamówieniach publicznych i innych ustaw szczególnych.

§ 15

Referat organizacyjny wykonuje zadania w zakresie:
spraw organizacyjnych
1) prowadzenie sekretariatu Wójta;
2) prowadzenie i wysyłanie korespondencji Urzędu;
3) prowadzenie wszelkich spisów, rejestrów, ewidencji nie zastrzeżonych do kompetencji innych stanowisk (referatów), w szczególności:
a) zbioru upoważnień do wydawania decyzji w imieniu Wójta,
b) rejestru udzielanych upoważnień i pełnomocnictw,
c) ewidencji porozumień zawieranych przez Gminę z organami administracji państwowej i jednostkami samorządu terytorialnego,
d) ewidencji wydanych materiałów biurowych, środków czystości, odzieży roboczej,
e) rejestru danych delegacji służbowych,
f) rejestru dokumentów podanych do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń,
g) rejestru jednostek organizacyjnych Gminy,
h) rejestru jednostek pomocniczych Gminy,
i) rejestru komitetów społecznych,
4) prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
5) prowadzenie pracowniczych spraw socjalnych;
6) koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
7) prowadzenie spraw oświatowych, głównie dotyczących realizacji obowiązku szkolnego;
8) prowadzenie spraw dotyczących pieczęci i druków;
9) prowadzenie archiwum zakładowego, spraw związanych z kasacją akt oraz ich przekazywaniem do Archiwum Państwowego;
10) analiza potrzeb Urzędu i precyzowanie zamówień związanych z zaopatrzeniem materiałowym i technicznym oraz konserwację wyposażenia Urzędu, dokonywanie zakupów;
11) kompletowanie Dzienników Ustaw, Monitorów Polskich;
12) przyjmowanie zeznań świadków do celów emerytalno-rentowych;
13) prowadzenie prenumeraty czasopism i zakupu książek dla potrzeb Urzędu;
14) przygotowywanie warunków materialno-technicznych niezbędnych do przeprowadzenia wyborów powszechnych, referendów, konsultacji, wyborów sołtysów i rad sołeckich;
15) przygotowywanie wniosków do programów pomocowych;
16) przygotowywanie wniosków o odznaczenia;
17) przyjmowanie skarg i wniosków;
18) obsługa prawna Urzędu;
19) ochrona zdrowia
20) promocja gminy
USC
21) rejestracja urodzeń, zgonów i małżeństw;
22) prowadzenie ksiąg stanu cywilnego i ich aktualizacja (poprzez nanoszenie postanowień sądowych, decyzji administracyjnych, wzmianek marginesowych i przypisków);
23) prowadzenie akt zbiorowych i skorowidzów do ksiąg stanu cywilnego;
24) przyjmowanie zgłoszeń o urodzeniu się dziecka do protokołu i przekazywanie właściwemu organowi;
25) przyjmowanie oświadczeń o: wstąpieniu w związek małżeński, nazwiskach małżonków po zawarciu związku małżeńskiego, uznaniu dziecka, nadaniu dziecku nazwiska męża matki, zmianie imienia dziecka, powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem rozwiązanego małżeństwa;
26) wydawanie wypisów z aktów stanu cywilnego i zaświadczeń dotyczących tych aktów;
27) ustalanie, odtwarzanie i uzupełnianie treści aktów stanu cywilnego;
28) wydawanie dowodów tożsamości;
29) organizowanie jubileuszy 50-lecia pożycia małżeńskiego,
30) obsługa spraw związanych z repatriacją;


ewidencji ludności
31) prowadzenie ewidencji ludności, w tym spraw związanych z zameldowaniami i wymeldowaniami;
32) udzielanie jawnych informacji dotyczących ewidencji ludności;
33) prowadzenie rejestrów wyborców i sporządzanie spisów wyborców;
spraw obronnych
34) prowadzenie spraw obronnych w tym wykonywanie zadań związanych z podwyższoną gotowością obronną Gminy;
35) prowadzenie spraw obrony cywilnej;
36) koordynacja przedsięwzięć w zakresie integracji sił obrony cywilnej do przeprowadzania akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska;
37) prowadzenie spraw związanych z ochroną Gminy przed klęskami żywiołowymi, w tym:
a) opracowywanie projektu planu operacyjnego ochrony przed klęskami żywiołowymi;
b) przygotowywanie zarządzeń Wójta o ewakuacji z obszarów bezpośrednio zagrożonych klęską żywiołową;
38) rejestracja przedpoborowych, udział w przygotowywaniu i przeprowadzaniu poboru oraz wykonywanie innych czynności wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej;
spraw społecznych
39) prowadzenie spraw związanych z organizacją imprez masowych i zbiórek publicznych;
pionu ochrony
40) prowadzenie kancelarii tajnej Urzędu oraz spraw związanych z ochroną tajemnicy państwowej i służbowej;
41) zapewnienia ochrony informacji niejawnych;
42) ochrony systemu i sieci teleinformatycznych;
43) opracowywanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji;
44) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;
45) okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów;
46) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.

§ 16

Referat finansowy wykonuje zadania w zakresie:
1) przygotowywania materiałów do opracowania projektu budżetu gminy;
2) planowania i nadzoru nad realizacją budżetu;
3) dokonywanie analiz budżetu Gminy;
a) opracowywanie sprawozdań z wykonania planu finansowego,
4) kontroli finansowej jednostek organizacyjnych Gminy;
5) wymiaru orzecznictwa podatkowego;
a) prowadzenie wymiaru podatku od nieruchomości, podatku rolnego, leśnego, łącznego zobowiązania pieniężnego oraz opłat lokalnych od osób fizycznych, prawnych i jednostek nie posiadających osobowości prawnej,
b) prowadzenie ewidencji podatkowej w systemie informatycznym i kartotekowym (karty: gospodarstw, nieruchomości, podatku leśnego, rejestry przypisów i odpisów podatkowych),
c) prowadzenie spraw dotyczących ulg i zwolnień ustawowych:
- w podatku rolnym,
- ulg inwestycyjnych,
- z tytułu nabycia gruntów,
- żołnierskich,
- z tytułu odłogowania gruntu i innych.
d) sporządzanie informacji do sprawozdań z wymiaru należności i z zastosowanych ulg,
e) sporządzanie informacji o utraconych dochodach Gminy z tytułu zwolnień ustawowych i udzielonych ulg,
f) prowadzenie czynności kontrolnych w zakresie rzetelności zgłaszania danych w przedmiocie opodatkowania, w tym prowadzenie kontroli nowych podmiotów opodatkowanych podatkiem od nieruchomości,
g) prowadzenie wymiaru podatku od posiadania psów,
h) prowadzenie spraw w zakresie:
- umorzeń zaległości podatkowych i odsetek za zwłokę,
- odraczania terminów płatności podatków,
- rozkładania na raty należności podatkowych i naliczanie opłaty prolongacyjnej,
i) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy przedsiębiorcom,
6) poboru i windykacji należności podatkowych i innych należności na rzecz Gminy;
a) prowadzenie księgowości podatku rolnego, leśnego, od nieruchomości i łącznego zobowiązania pieniężnego,
b) prowadzenie bieżącej analizy realizacji wpływów z tytułu należności określonych w pkt. a)
7) prowadzenie rachunkowości jednostek organizacyjnych Gminy;
8) prowadzenie rachunkowości budżetu Gminy oraz sporządzanie zbiorczej sprawozdawczości;
a) księgowanie analityczne budżetu
- ewidencja środków trwałych, inwestycji i kapitalnych remontów,
- ewidencja rachunków i roszczeń,
- ewidencja materiałów, przedmiotów nietrwałych, towarów handlowych,
- ewidencja kosztów i strat,
- ewidencja dochodów i wydatków budżetu i funduszy,
- ewidencja funduszy zasadniczych: dochody i wydatki ,
- dekret dokumentów księgowych, wydatków budżetowych,
- zobowiązania pieniężne i indywidualne,
- podatek drogowy,
- czynsze,
- woda i ścieki oraz inne należności.
b) prawidłowe sporządzanie list płac, rozliczanie składek ZUS pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i innych form zatrudnienia,
c) sprawdzanie rachunków i faktur, sporządzanie przelewów,
d) kontrola formalna i rachunkowa dowodów kasowych,
e) prowadzenie kasy.
9. Prowadzenie księgowości oświatowej w szerokim zakresie łącznie ze sprawozdawczością
. osobową.
10. Dowożenie i dojeżdżanie uczniów – rozliczanie kierowców autobusów.
11. Rejestracja i ubezpieczanie pojazdów .

§ 17

Referat ds. infrastruktury, gospodarki komunalnej i mieszkaniowej, ewidencji działalności gospodarczej wykonuje zadania w zakresie:
utrzymania infrastruktury komunalnej
1) wykonywanie zadań o charakterze publicznym poprzez bieżące zaspokajanie zbiorowych potrzeb ludności w drodze świadczenia usług powszechnie dostępnych, w tym:
a) dostarczanie odbiorcom wody spełniającej obowiązujące normy sanitarne,
- współpraca z Terenową Stacją Sanitarno Epidemiologiczną w zakresie bieżącej kontroli jakości wody,
b) prowadzenie bieżących prac remontowych i konserwacyjnych urządzeń (kanalizacji sanitarnej i deszczowej), usuwanie awarii,
c) prowadzenie dokumentacji wydobycia i sprzedaży wody,
d) prowadzenie rozliczeń z odbiorcami za pobraną wodę i odebrane ścieki (wystawianie i dostarczanie faktur oraz inkasowanie należności),
e) organizowanie i nadzorowanie pracy konserwatorów wodociągów i kanalizacji,
f) zakładanie i prowadzenie kart odbiorców wody i kanalizacji, zawieranie umów z odbiorcami,
g) nadzorowanie poprawności prowadzenia eksploatacji wodociągów i sieci kanalizacyjnej oraz zapewnienie prawidłowego stanu technicznego obiektów i urządzeń w hydroforniach i pompowniach,
h) utrzymywanie porządku na nieruchomościach hydroforni i pompowni,
i) przygotowywanie warunków technicznych na przyłączenia do gminnej sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, przyłączy i przykanalików do budynków prywatnych, naliczanie opłat partycypacyjnych za te przyłącza.
2) Utrzymywanie gminnego wysypiska śmieci, pobieranie z tego tytułu opłat i ewidencjonowanie ich, zawieranie umów z dostawcami, pozyskiwanie grantów, wydawania pozwoleń na:
- zapewnienie odbioru śmieci z całego terenu gminy,
- realizacja gminnego programu pn.”Selektywna zbiórka odpadów”.

a. opracowywanie planów gospodarowania odpadami na terenie gminy,
b. przygotowywanie opinii w sprawach zatwierdzania planów gospodarowania odpadami przedsiębiorstw,
c. przygotowywanie decyzji nakazujących usuwanie odpadów z miejsc do tego nie przeznaczonych, likwidacja dzikich wysypisk,
d. opracowywanie sprawozdań o opakowaniach .

3) Dbanie i nadzór nad świadczeniem usług w zakresie bieżącego utrzymania, remontów i modernizacji dróg, utrzymanie zadrzewień i zakrzewień w pasach drogowych, prowadzenie spraw oświetlenia ulicznego:
a) dbanie o prawidłowe oznakowanie dróg i przepustów,
b) prowadzenie ewidencji i gromadzenie danych techniczno-eksploatacyjnych dróg, obiektów inżynierskich i urządzeń w pasie drogowym,
c) przygotowanie projektów decyzji zezwalających na
d) przygotowywanie spraw związanych z wycinką drzew na wniosek zarządców dróg publicznych,
e) utrzymywanie w należytym stanie zieleni gminnej,
f) utrzymywanie w należytym stanie chodników , ulic gminnych i drogi krajowej ;
g) zapewnienie pracownikom publicznym bhp, frontu robót i odpowiedzialność za wykonanie zadań;
h) rejestr pól biwakowych i namiotowych;
i) rejestr pomostów.



gospodarki mieszkaniowej

4) administrowanie budynkami i lokalami komunalnymi,
5) prowadzenie książek administrowanych obiektów,
6) wykonywanie przewidzianych prawem przeglądów, napraw i remontów w administrowanych budynkach,
7) wydzierżawianie, wynajmowanie, użyczanie i przekazywanie do korzystania nieruchomości komunalnych i lokali użytkowych pozostających w gminnym zasobie nieruchomości osobom fizycznym, prawnym i jednostkom pomocniczym, ustalanie opłat i czynszów z tego tytułu oraz ich aktualizacja zgodnie z treścią zawieranych w tych sprawach umów cywilnoprawnych,
– prowadzenie rejestrów.
8) naliczanie i aktualizacja opłat za użytkowanie wieczyste gruntów i trwały zarząd nieruchomościami,
9) ewidencja opłaty eksploatacyjnej za wydobycie kopalin,
10) naliczanie opłat adiacenckich,
11) prowadzenie spraw wieczysto-księgowych dotyczących nieruchomości gminnych,
12) prowadzenie spraw związanych z wynajmowaniem mieszkań,
13) opracowanie danych finansowych referatu niezbędnych do opracowywania wieloletnich programów gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy oraz ustalanie stawek czynszów i opłat obowiązujących w tym zasobie,
14) prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem wspólnot mieszkaniowych z udziałem Gminy,
15) ustanawianie odrębnej własności komunalnych lokali mieszkalnych i użytkowych,
16) przyznawanie i wypłacanie dodatków mieszkaniowych,
17) kontrolowanie prawdziwości oświadczeń składanych w sprawach dodatków mieszkaniowych.
ewidencji działalności gospodarczej
18) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej poprzez wydawanie zaświadczeń o dokonanych wpisach i zmianach następujących w tych wpisach oraz wykreślanie przedsiębiorców prowadzących swoją działalność na podstawie wpisu do tej ewidencji,
19) prowadzenie ewidencji obiektów hotelarskich i innych,
20) udzielanie na każdy pisemny i ustny wniosek jawnych informacji dotyczących w/w podmiotów,
21) współpraca z właściwymi urzędami i jednostkami w sprawach związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorców na terenie gminy,
22) podejmowanie wobec przedsiębiorców wpisanych do ewidencji działalności gospodarczej czynności kontrolnych określonych w przepisach prawa,
23) prowadzenie ,, okienka dla przedsiębiorców”,
24) pomoc nowym przedsiębiorcom,

spraw związanych ze sprzedażą napojów alkoholowych na terenie gminy
25) rozpatrywanie wniosków o wydanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i przygotowywanie zezwoleń odpowiedniej kategorii,
26) wydawanie decyzji o wygaszaniu i cofaniu zezwoleń,
27) naliczanie opłat za korzystanie z w/w zezwoleń,
28) kontrolowanie prawdziwości oświadczeń składanych przez podmioty prowadzące sprzedaż alkoholu o wysokości obrotu uzyskiwanego z tego tytułu,
29) wydawanie zaświadczeń przedsiębiorcom o wniesieniu opłat za korzystanie z zezwoleń
na sprzedaż napojów alkoholowych,
30) współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
ochrony przeciwpożarowej
31) nadzór i prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpożarową, w tym działalnością Ochotniczej Straży Pożarnej,

§ 18

Do zadań samodzielnego stanowiska pracy inspektora ds. obsługi Rady Gminy należy:
1) prowadzenie merytorycznej obsługi Rady i Komisji Rady,
2) prowadzenie rejestrów, zbiorów i ewidencji,
a) uchwał Rady, wniosków i opinii Komisji Rady,
b) zbioru protokołów z sesji Rady i posiedzeń Komisji,
c) oświadczeń majątkowych radnych,
d) rejestr wniosków i interpelacji Radnych,
e) rejestr skarg i wniosków przyjmowanych przez Radę,
3) udzielanie radnym pomocy w wykonywaniu mandatów,
4) wykonywanie czynności zapewniających Przewodniczącemu Rady kierowanie jej pracami,
5) sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji,
6) przygotowywanie projektów pisemnych odpowiedzi na zapytania i interpelacje radnych,
7) przekazywanie uchwał Rady do realizacji według właściwości,
8) przekazywanie materiałów do organów nadzoru i do opublikowania w Dzienniku Urzędowym,
9 ) kompletowanie Dzienników Urzędowych zawierających akty prawa Gminy,
10) udostępnianie dokumentów określonych w statucie Gminy zainteresowanym,
11 )udzielanie instruktażu pracownikom Urzędu dotyczącego zasad redagowania
i formatowania aktów prawa miejscowego i koordynacja ich przygotowywania,
12) koordynacja tworzenia projektów uchwał regulujących ustrój Gminy,
13) przygotowywanie projektów uchwał, których podjęcie jest inicjowane przez Radę
14) organizacja i koordynowanie prac związanych z przeprowadzeniem referendów
i konsultacji lokalnych oraz wyborów sołtysów i rad sołeckich,
15) współdziałanie z gminnymi jednostkami pomocniczym,
16) przygotowywanie materiałów do Biuletynu Informacji Publicznej, do gazety lokalnej i
innych czasopism.

§19

Do zadań samodzielnego stanowiska pracy – inspektora ds. inwestycji i pomocowych programów unijnych należy:
w zakresie planowania przestrzennego
1) opracowywanie projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego o raz zmian w w/w planie, w szczególności poprzez:
a) przyjmowanie wniosków oraz kompletowanie danych i materiałów dotyczących miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
b) współpraca z projektantami w zakresie sporządzania planów miejscowych,
c) sporządzanie analiz i ocen dotyczących zmian w zagospodarowaniu przestrzennym,
d) przygotowywanie projektów uzgodnień i opinii związanych z zagospodarowaniem przestrzennym oraz polityką przestrzenną gmin sąsiednich,
e) okresowe przedkładanie Wójtowi propozycji zmian w planach miejscowych,
2) rejestrowanie i przechowywanie miejscowych planów oraz archiwizacja materiałów z tym związanych,
3) przygotowywanie projektów rozstrzygnięć związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
4) prowadzenie spraw związanych z naliczaniem opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w związku ze zmianą w planie zagospodarowania przestrzennego,
5) wydawanie wypisów i wyrysów z planów miejscowych,
6) wydawanie zaświadczeń o przeznaczeniu gruntów w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,
- prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy.
7) prowadzenie wszelkich spraw związanych ze studium uwarunkowań i zagospodarowania przestrzennego gminy,
8) wydawanie opinii w zakresie wydobywania kopalin i udzielania koncesji na ich wydobycie,
w zakresie inwestycji
9) przygotowywanie przedsięwzięć w zakresie infrastruktury komunalnej, w tym m.in. budowy i modernizacji dróg, obiektów inżynierskich, inwestycji sieciowych (wodociągi, kanalizacja sanitarna i deszczowa) komunalnego budownictwa mieszkaniowego, dbanie o sprawny przebieg prac wstępnych i przygotowawczych,
10) przygotowywanie wniosków o wydanie decyzji o warunkach zagospodarowania terenu,
11) obsługa biurowa inwestycji budowlanych realizowanych ze środków budżetowych lub z ich udziałem środków własnych mieszkańców,
12) nadzór nad realizacją inwestycji gminnych,
13) kompletowanie dokumentacji z inwestycji,
14) zlecanie nadzoru inwestorskiego nad realizacją inwestycji gminnych,
w zakresie gospodarki wodno-ściekowej
15) sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem systemu urządzeń technicznych w oczyszczalni ścieków i przepompowniach kanalizacji sanitarnej w Kowalach Oleckich, utrzymanie stałej sprawności urządzeń,
16) konserwacja sieci kanalizacyjnej oczyszczalni i sieci urządzeń towarzyszących, zgodnie z umowami zawartymi na użytkowanie przyłączy,
17) wywożenie osadu z oczyszczalni zgodnie z przepisami Państwowego Inspektoratu Ochrony Środowiska i prowadzenie księgowości w tym zakresie,
18) prowadzenie badań laboratoryjnych składu ścieków,
19) badanie odbieranych ścieków w punkcie zlewnym i przy wpływie do kolektorów, naliczanie kar za nieprzestrzeganie treści umowy zawartej z użytkownikami przyłączy,
20) nadzór nad instalacją elektryczną oczyszczalni ścieków, stały przegląd, usuwanie drobnych awarii i konserwacja,
w zakresie budownictwa
21) prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem zabytków,
w zakresie gospodarki komunalnej
22) sprawowanie opieki nad miejscami pamięci narodowej, cmentarzami wojennymi i grobami,
23) znakowanie ulic i nieruchomości,
w zakresie zamówień publicznych
24) opracowywanie projektów dokumentów związanych z prowadzeniem postępowań o zamówienie publiczne wg zakresu czynności,
25) prowadzenie ewidencji udzielonych przez gminę zamówień publicznych w zakresie inwestycji , zakupów inwestycyjnych, usług i dostaw związanych z zakresem czynności, pomocowych programów unijnych
26) przygotowywanie wniosków pomocowych do programów unijnych,
a) pełnienie funkcji pełnomocnika Wójta w tym zakresie.


§ 20

Do zadań samodzielnego stanowiska pracy – inspektora do spraw bhp, obrotu nieruchomościami i gospodarki ziemią należy:
w zakresie bhp
1) prowadzenie szkoleń pracowników Urzędu,
2) nadzór nad przestrzeganiem przepisów i zasad bhp przez kierowników referatów , pracowników i robotników publicznych na stanowiskach pracy,
3) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bhp,
4) bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,
5) sporządzanie i przedstawianie pracodawcy co najmniej raz w roku okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
6) udział w ocenie założeń i dokumentacji dotyczących modernizacji zakładu pracy albo jego części, a także nowych inwestycji oraz zgłaszanie wniosków dotyczących uwzględnienia wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy w tych założeniach i dokumentacji,
7) udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów budowlanych albo ich części, w których przewiduje się pomieszczenia pracy, urządzeń produkcyjnych oraz innych urządzeń mających wpływ na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników,
8) przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy,
9) udział w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w ustalaniu zadań osób kierujących pracownikami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
10) opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy,
11) udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych wniosków,
12) prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,
13) doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
14) udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą,
15) doradztwo w zakresie organizacji i metod pracy na stanowiskach pracy na których występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe, oraz doboru najwłaściwszych środków ochrony zbiorowej i indywidualnej,
16) współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi lub osobami, w szczególności w zakresie organizowanych i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie bhp oraz zapewnienia właściwej adaptacji zawodowej nowo zatrudnionych pracowników,
17) współpraca z laboratoriami upoważnionymi zgodnie z odrębnymi przepisami do dokonywania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych występujących w środowisku pracy,
18) współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników,
w zakresie geodezji
19) prowadzenie spraw związanych z podziałami nieruchomości,
20) prowadzenie spraw związanych z rozgraniczaniem nieruchomości,
21) prowadzenie numeracji porządkowej nieruchomości,
22) współdziałanie z Powiatowym Ośrodkiem Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej
w zakresie gospodarki gruntami
23) prowadzenie ewidencji gminnego zasobu nieruchomości,
24) komunalizacja gruntów Skarbu Państwa,
25) pozyskiwanie mienia na cele związane z wykonywaniem zadań własnych Gminy,
26) obrót nieruchomościami komunalnymi (w szczególności: sprzedaż, w tym lokali mieszkalnych, oddawanie gruntów w użytkowanie wieczyste wraz ze sprzedażą budynków i budowli, przekazywanie nieruchomości komunalnych na potrzeby Skarbu Państwa oraz innych niż Gmina jednostek samorządu terytorialnego, wyposażanie w nieruchomości gminnych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną itp.),
27) przekazywanie w trwały zarząd nieruchomości gminnym jednostkom organizacyjnym nie posiadającym osobowości prawnej,
28) zapewnianie w miarę potrzeb wyceny wartości nieruchomości gminnych przez rzeczoznawców majątkowych,
29) korzystanie przez Gminę z prawa pierwokupu,
30) wykonywanie czynności związanych z wywłaszczeniu gruntów na cele publiczne i zwrotami nieruchomości w zakresie określonym w przepisach szczególnych,
31) prowadzenie spraw związanych z ustanawianiem na nieruchomościach własnych Gminy oraz na nieruchomościach innych właścicieli ograniczonych praw rzeczowych w celu zabezpieczania interesów Gminy,
32) realizacje uzasadnionych roszczeń zgłaszanych do nieruchomości komunalnych przez osoby i jednostki, którym na mocy przepisów szczególnych przyznano takie prawo,
33) prowadzenie spraw dotyczących ustawowego przekształcenia prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności,
34) analizowanie potrzeb w zakresie dokonywania zmian przeznaczenia nieruchomości komunalnych w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,
35) Prowadzenie rejestrów:
- umów dzierżawnych na grunty stanowiące własność gminy,
- składników majątkowych mienia gminnego,
- sprzedaży i nabycia mienia gminnego.
§ 21

Gminne Centrum Reagowania Kryzysowego wykonuje zadania w zakresie:
1) monitorowania występujących klęsk żywiołowych i prognozowanie rozwoju sytuacji,
2) realizowania procedur i programów reagowania w czasie klęski żywiołowej,
3) opracowywanie i aktualizowanie planów reagowania kryzysowego,
4) realizowanie polityki informacyjnej związanej ze stanem klęski żywiołowej,






Rozdział V




Zasady podpisywania pism

§ 22

1) Dokumenty wychodzące na zewnątrz podpisuje Wójt Gminy,
2) Na podstawie indywidualnych upoważnień Wójta dokumenty i pisma podpisują:
a) Sekretarz Gminy,
b) Skarbnik Gminy,
c) Zastępca kierownika USC,
oraz upoważnieni pracownicy w sprawach należących do ich zakresu działania.
3) Zasady podpisywania dokumentów finansowo-księgowych reguluje instrukcja obiegu dokumentów opracowana przez Skarbnika Gminy,
4) Obieg, rejestracja, znakowanie, używanie pieczęci urzędowych, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów odbywa się na zasadach określonych rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków miedzygminnych,
5) Na kserokopiach dokumentów pozostających w Urzędzie Gminy należy zamieścić
pieczątkę i podpis sporządzającego dokument oraz pieczątkę Sekretarza Gminy jako
sprawdzającego dokument.

Rozdział VI

Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli

§ 23

1) Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego,
2) Wszystkie dokumenty ,,wchodzące” od obywateli do Urzędu Gminy otrzymują
pieczątkę w sekretariacie Urzędu Gminy i są rejestrowane w sekretariacie,
3) Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego,
4) Odpowiedzialność służbową za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw ponosi kierownik referatu oraz pracownicy, zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków,
5) Kontrolę i koordynację działań komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw, w tym zwłaszcza skarg, wniosków i interwencji sprawuje Sekretarz Gminy.

§ 24

1) Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:

a) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy,
b) rozstrzygania sprawy w miarę możliwości na miejscu, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu załatwienia,
c) informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy,
d) powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy, w przypadku zaistnienia takiej konieczności
e) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia wydanych rozstrzygnięć,
2) Interesanci mają prawo uzyskiwać informację w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej oraz drogą internetową.



§ 25

1) Wójt przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w wyznaczonym dniu tygodnia i w określonych godzinach podanych do wiadomości na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy,
2) Sekretarz Gminy przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków każdego dnia.
3) Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu przyjmują interesantów w ciągu całego dnia pracy Urzędu,
4) Z przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków sporządzane są protokoły.


Rozdział VII

Postanowienia końcowe

§ 26

Obowiązki Urzędu jako Zakładu Pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy, obowiązki pracowników Urzędu, zasady dyscypliny pracy oraz inne sprawy związane z wewnętrznym porządkiem pracy określa Regulamin Pracy wydany przez Wójta Gminy.

§ 27

Zmiany w regulaminie organizacyjnym dokonywane są w trybie właściwym dla jego ustalenia.

Załącznik Nr 1
do Regulaminu Organizacyjnego
Urzędu Gminy w Kowalach Oleckich



Wewnętrzna struktura organizacyjna
Urzędu Gminy w Kowalach Oleckich


1. Wójt .
2. Referat organizacyjny .
1) Kierownik referatu – Sekretarz Gminy,
2) Stanowisko ds. kancelaryjnych,
3) Stanowisko ds. kadrowych,
4) Stanowisko ds. ewidencji ludności,
5) Stanowisko ds. stanu cywilnego (z-ca kierownika USC),
6) Stanowisko ds. promocji , kultury fizycznej i sportu ,
7) Kierowca,
8) Sprzątaczka,
9) Palacz.

3. Referat finansowy .
1) Kierownik referatu – Skarbnik Gminy
2) Stanowisko ds. księgowości budżetowej – zastępca skarbnika
3) Stanowisko ds. płac,
4) Stanowisko ds. podatków,
5) Stanowisko ds. windykacji należności,
6) Kasjer
7) Stanowisko ds. księgowości oświatowej,
8) Stanowisko ds. księgowości oświatowej ,
9) 4-ech kierowców autobusów szkolnych,
10) 4 opiekunki do dowożonych dzieci.


4. Referat ds. infrastruktury, gospodarki komunalnej i mieszkaniowej, ewidencji działalności gospodarczej.


1) Stanowisko ds. zaopatrzenia w wodę - Kierownik referatu,
2) Stanowisko ds. mieszkaniowych,
3) Stanowisko ds. ewidencji działalności gospodarczej, drogownictwa, gospodarki
komunalnej,
4) Konserwatorzy
a) Hydroforni,
b) Oczyszczalni,
c) Straży Pożarnej,
d) obsługa techniczna sprzętu ciężkiego.


5. Samodzielne stanowisko ds. obsługi Rady Gminy.

6. Samodzielne stanowisko ds. inwestycji i pomocowych programów unijnych.

7. Samodzielne stanowisko ds. bhp, obrotu nieruchomościami i gospodarki ziemią.


8. USC.

1) Wójt – Kierownik USC,
2) Stanowisko ds. stanu cywilnego – Z-ca Kierownika USC
3) Stanowisko ds. ewidencji ludności i obrony cywilnej.

9. Pion Ochrony .

2) Pełnomocnik ochrony (Sekretarz Gminy),
3) Kierownik kancelarii tajnej (Z-ca Kierownika USC),
4) Stanowisko ds. ewidencji ludności, obrony cywilnej.

10. Gminne Centrum Reagowania Kryzysowego – tworzą pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy oraz jednostek organizacyjnych Gminy.