Urząd Gminy Kowale Oleckie Biuletyn Informacji Publicznej

IGKm.271.1.2013.PM

 

ZAPYTANIE OFERTOWE
NA ZARZĄDZANIE PROJEKTEM
NR 1/2013/POKL/9.1

 

W związku z przystąpieniem przez Gminę Kowale Oleckie do realizacji projektu pn.: ,,Wyrównywanie szans edukacyjnych  uczniów gminy Kowale Oleckie szansą na lepszą przyszłość zawodową”, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX – Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Poddziałanie 9.1.2. – Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych, Wójt Gminy Kowale Oleckie składa zapytanie ofertowe na wykonanie usług:

–  Pełnienie funkcji koordynatora projektu,

– Pełnienie funkcji asystenta koordynatora projektu w Szkole Podstawowej im. Jana Pawła II w Kowalach Oleckich,

– Pełnienie funkcji asystenta koordynatora projektu w Zespole Szkół w Sokółkach (Szkoła Podstawowa im. Marii Konopnickiej w Sokółkach i Publiczne Gimnazjum w Sokółkach),

–  Pełnienie funkcji asystenta koordynatora projektu w Szkole Podstawowej w Stożnem,

– Pełnienie funkcji asystenta koordynatora projektu w Publicznym Gimnazjum
w Kowalach Oleckich.

 

  Zatwierdził

Wójt Gminy Kowale Oleckie

Helena Żukowska

...............................................

Kowale Oleckie, 05 sierpnia 2013 r.

 

 

1. ZAMAWIAJĄCY

Gmina Kowale Oleckie, ul. Kościuszki 44, 19 – 420 Kowale Oleckie, woj. warmińsko – mazurskie, tel.: +48 87 523 82 79, fax.: +48 87 523 82 79, NIP: 847-161-21-61, REGON: 790671254, adres strony internetowej: www.gmina.kowale.fr.pl.

2.  TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo Zamówień  Publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz.759 ze zm.) o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro.

KOD CPV WG WSPÓLNEGO SŁOWNIKA ZAMÓWIEŃ:

 – 79421100 – 2 Usługi nadzoru nad projektem inne niż w zakresie robót budowlanych,

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Zamówienie składa się z 5 części i dotyczy:

Część 1 – Pełnienie funkcji koordynatora projektu,

Część 2 – Pełnienie funkcji asystenta koordynatora projektu w Szkole Podstawowej im. Jana Pawła II w Kowalach Oleckich,

Część 3 – Pełnienie funkcji asystenta koordynatora projektu w Zespole Szkół
w Sokółkach (Szkoła Podstawowa im. Marii Konopnickiej w Sokółkach i Publiczne Gimnazjum w Sokółkach),

Część 4 – Pełnienie funkcji asystenta koordynatora projektu w Szkole Podstawowej
w Stożnem,

Część 5 – Pełnienie funkcji asystenta koordynatora projektu w Publicznym Gimnazjum
w Kowalach Oleckich.

2. Wykonawcy zostaną zatrudnieni na podstawie umów cywilno – prawnych, tj. umowy – zlecenia, lub zostanie przyznany im zostanie dodatek specjalny do wynagrodzenia w przypadku pracownika Zamawiającego zatrudnionego na umowę o pracę.

3. Realizacja zadań zaplanowanych w projekcie odbywać się będzie w siedzibie Urzędu Gminy w Kowalach Oleckich i w szkołach – macierzystych placówkach uczniów. Zamawiający w zakresie realizacji projektu udostępni pomieszczenia z dostępem do Internetu i meble oraz podstawowe materiały biurowe celem prawidłowej realizacji projektu. Wniosek projektu dostępny jest do wglądu w siedzibie Zamawiającego, w godzinach jej pracy.

4. Okres wykonywania usługi: od 01 sierpnia 2013 roku do 31 lipca 2014 roku.

5. Wymiar czasu pracy w projekcie:

– Część 1: 60 godz. zegarowych miesięcznie w Biurze Projektu, znajdującym się w siedzibie Urzędu Gminy w Kowalach Oleckich, co zostanie potwierdzone miesięczną kartą czasu pracy,

– Część 2: 40 godz. zegarowych miesięcznie w Szkole Podstawowej im. Jana Pawła II w Kowalach Oleckich, co zostanie potwierdzone miesięczną kartą czasu pracy,

– Część 3: 60 godz. zegarowych miesięcznie w Zespole Szkół w Sokółkach, co zostanie potwierdzone miesięczną kartą czasu pracy,

– Część 4: 40 godz. zegarowych miesięcznie w Szkole Podstawowej w Stożnem, co zostanie potwierdzone miesięczną kartą czasu pracy,

– Część 5: 40 godz. zegarowych miesięcznie w Publicznym Gimnazjum w Kowalach Oleckich, co zostanie potwierdzone miesięczną kartą czasu pracy.

6. Zakres obowiązków:

– Część 1 – Koordynator projektu:

a)      Kompleksowy nadzór nad realizacją projektu zgodnie z umową o dofinansowanie;

b)      Zarządzanie zespołem projektowym;

c)      Opracowanie planu pracy Biura Projektu – harmonogramu urzędowania biura, harmonogramu realizacji zadań projektu, regulaminu i formularzy dokumentów związanych z rekrutacją uczestników projektu, opracowanie kart pracy dla zespołu projektowego i wykonawców usługi edukacyjnej, realizacja zadań zgodnych z wnioskiem o dofinansowanie projektu;

d)      Tworzenie pełnej dokumentacji do wyboru poszczególnych wykonawców w projekcie zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych a także doradztwo w tym zakresie;

e)      Dokonywanie zakupów w ramach projektu;

f)        Prowadzenie korespondencji dotyczącej projektu oraz prowadzenie ewidencji tej korespondencji;

g)      Realizowanie projektu zgodnie z Wytycznymi dla POKL i zawartą umową z Instytucją Pośredniczącą;

h)      Koordynacja pracy zespołu projektowego  i wykonawców zewnętrznych;

i)        Nadzór i kontrola nad częścią merytoryczną, formalną i finansową projektu;

j)        Kontakt z wykonawcami projektu, pomoc w rozstrzyganiu kwestii problematycznych związanych z projektem;

k)      Ścisła współpraca z asystentami projektu i dyrektorami szkół uczestniczących w projekcie oraz wykonawcami usług edukacyjnych, dostawcami materiałów i pomocy dydaktycznych;

l)        Współuczestnictwo w opiece nad uczestnikami projektu podczas realizacji zadań projektowych;

m)    Tworzenie dla Zamawiającego uzasadnienia do ewentualnego aneksowania umowy o dofinansowanie projektu;

n)      Sporządzanie w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych zmian we wniosku o dofinansowanie projektu po wcześniejszym ich uzgodnieniu z Zamawiającym i Instytucją Pośredniczącą;

• o)      Kontrola nad gromadzoną dokumentacją;

p)      Monitorowanie dokumentów w zakresie: kosztów, wydatków ponoszonych w projekcie i ich kwalifikowalności, osiągania wskaźników produktu i rezultatu, zgodnie z budżetem i harmonogramem projektu, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa;

q)      Sporządzenie i uzupełnianie bazy PEFS uczestników projektu;

r)       Sporządzanie wniosków płatniczych (wygenerowanie wniosku, wypełnienie w nim wszystkich pól i załączników, zapis na płytę CD, wydruk wniosku, zebranie podpisów, dostarczenie wniosku do Instytucji Pośredniczącej w wersji papierowej i elektronicznej wraz z wymaganymi załącznikami) i raportu końcowego; 

s)       Przygotowanie i przedstawienie prezentacji dla zespołu projektowego z zakresu równości  szans płci i zastosowania go w projekcie;

t)        Nadzór i archiwizowanie całości dokumentacji z realizacji projektu zgodnie z Wytycznymi dla POKL;

u)      Współpraca z Instytucją Pośredniczącą w zakresie realizacji projektu (bieżące kontakty – telefonicznie, elektronicznie, wyjazdowo, udzielanie wyjaśnień, przygotowanie dokumentacji na potrzeby kontroli);

v)      Zabezpieczenie dokumentacji projektu po zakończeniu realizacji;

w)    Obecność podczas kontroli projektu, również po zakończeniu jego realizacji – do dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową projektu;

x)      Promowanie projektu i upowszechnianie osiągniętych rezultatów zgodnie z dokumentacją programową, umową o dofinansowanie oraz wnioskiem projektowym, w okresie realizacji projektu;

y)      Znajomość i przestrzeganie procedur dotyczących ochrony danych osobowych;

z)       Zachowanie w bezwzględnej tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych podczas realizacji projektu, a w szczególności mogących stanowić tajemnicę służbową i handlową.

– Część 2 – Asystent koordynatora projektu w Szkole Podstawowej im. Jana Pawła II w Kowalach Oleckich:

a)                  Pełnienie obowiązków koordynatora na poziomie realizacji projektu;

b)                 Organizacja rekrutacji uczestników projektu i ustalenie grup zajęciowych w porozumieniu z dyrektorem szkoły;

c)                  Opracowanie materiałów merytorycznych i metodycznych projektu: dzienników zajęć, list obecności, metod mierzenia zakładanych we wniosku wskaźników oraz ich analizy i nadzór nad ich osiągnięciem;

d)                 Współpraca z koordynatorem projektu, dyrektorem szkoły i wykonawcami usługi edukacyjnej;

e)                  Udzielanie informacji o realizowanym projekcie nauczycielom, dyrektorowi szkoły, uczniom i ich rodzicom;

f)                   Kontrola dzienników zajęć pod kątem prawidłowego ich wypełniania i frekwencji na zajęciach;

g)                  Monitorowanie dokumentów w zakresie: kosztów, wydatków ponoszonych w projekcie i ich kwalifikowalności, osiągania wskaźników produktu i rezultatu, zgodnie z budżetem i harmonogramem projektu, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa;

h)                  Promowanie projektu i upowszechnianie osiągniętych rezultatów zgodnie z dokumentacją programową, umową o dofinansowanie oraz wnioskiem projektowym, w okresie realizacji projektu;

i)                    Dostarczenie dla koordynatora projektu do 15 października 2013 r. szczegółowych programów zajęć (konspektów) wraz ze szczegółowym opisem nowatorskich form nauczania i harmonogramem zajęć – dla każdego rodzaju zajęć, z każdej grupy w każdej klasie objętej projektem;

j)                   Uczestnictwo i opieka nad uczniami podczas wycieczek fakultatywnych;

k)                 Dostarczenie dla koordynatora projektu do: 10 stycznia 2014 r., 10 kwietnia 2014 r. i 10 lipca 2014 r., sprawozdań z przeprowadzonych sprawdzianów kwartalnych nabytych umiejętności – dla każdego rodzaju zajęć, z każdej grupy w każdej klasie objętej projektem;

l)                    Dostarczenie dla koordynatora projektu do 10 lipca 2014 r. raportu podsumowującego przeprowadzone zajęcia, obejmującego rezultaty, ewentualne problemy realizacji i osiągnięte wskaźniki przeprowadzonych zajęć (1 raport dla danego rodzaju zajęć, obejmujący wszystkie grupy we wszystkich klasach, wg stanu na dzień 30 czerwca 2014 r.);

m)                Przygotowanie i dostarczenie dla koordynatora projektu, do piątego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni realizacji projektu, sprawozdania merytorycznego, obejmującego: ilość zrealizowanych godzin poszczególnych zajęć w każdej grupie w każdej klasie objętej projektem, informację o zrealizowanych działaniach i napotkanych trudnościach w realizacji oraz osiągniętych wskaźnikach zaplanowanych we wniosku projektowym w  miesiącu za które jest składane sprawozdanie;

n)                  Przygotowanie i dostarczenie dla koordynatora projektu, do piątego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni realizacji projektu, danych do prowadzenia i uzupełniania bazy PEFS;

• o)                 Dbanie o oznakowanie szkoły, sal lekcyjnych zgodnie z wytycznymi dostarczonymi przez koordynatora projektu;

p)                 Przestrzeganie procedur związanych z realizacją projektu i wykonywanie i innych zadań wynikających z potrzeby prawidłowego zrealizowania projektu;

q)                 Obecność podczas kontroli projektu, również po zakończeniu jego realizacji – do dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową projektu;

r)                   Znajomość i przestrzeganie procedur dotyczących ochrony danych osobowych;

s)                  Zachowanie w bezwzględnej tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych podczas realizacji projektu, a w szczególności mogących stanowić tajemnicę służbową i handlową.

– Część 3 – Asystent koordynatora projektu w Zespole Szkół w Sokółkach (Szkoła Podstawowa im. Marii Konopnickiej w Sokółkach i Publiczne Gimnazjum w Sokółkach):

a)                  Pełnienie obowiązków koordynatora na poziomie realizacji projektu;

b)                 Organizacja rekrutacji uczestników projektu i ustalenie grup zajęciowych w porozumieniu z dyrektorem szkoły;

c)                  Opracowanie materiałów merytorycznych i metodycznych projektu: dzienników zajęć, list obecności, metod mierzenia zakładanych we wniosku wskaźników oraz ich analizy i nadzór nad ich osiągnięciem;

d)                 Współpraca z koordynatorem projektu, dyrektorem szkoły i wykonawcami usługi edukacyjnej;

e)                  Udzielanie informacji o realizowanym projekcie nauczycielom, dyrektorowi szkoły, uczniom i ich rodzicom;

f)                   Kontrola dzienników zajęć pod kątem prawidłowego ich wypełniania i frekwencji na zajęciach;

g)                  Monitorowanie dokumentów w zakresie: kosztów, wydatków ponoszonych w projekcie i ich kwalifikowalności, osiągania wskaźników produktu i rezultatu, zgodnie z budżetem i harmonogramem projektu, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa;

h)                  Promowanie projektu i upowszechnianie osiągniętych rezultatów zgodnie z dokumentacją programową, umową o dofinansowanie oraz wnioskiem projektowym, w okresie realizacji projektu;

i)                    Dostarczenie dla koordynatora projektu do 15 października 2013 r. szczegółowych programów zajęć (konspektów) wraz ze szczegółowym opisem nowatorskich form nauczania i harmonogramu zajęć – dla każdego rodzaju zajęć, z każdej grupy w każdej klasie objętej projektem;

j)                   Uczestnictwo i opieka nad uczniami podczas wycieczek fakultatywnych;

k)                 Uczestnictwo i opieka nad uczniami podczas wyjazdów w ramach poznania lokalnego rynku pracy;

l)                    Dostarczenie dla koordynatora projektu do 10 lipca 2014 r. teczek zawodoznawczych każdego z uczniów uczestniczącego w zajęciach z doradztwa zawodowego.

m)                Dostarczenie dla koordynatora projektu do: 10 stycznia 2014 r., 10 kwietnia 2014 r. i 10 lipca 2014 r., sprawozdań z przeprowadzonych sprawdzianów kwartalnych nabytych umiejętności – dla każdego rodzaju zajęć, z każdej grupy w każdej klasie objętej projektem;

n)                  Dostarczenie dla koordynatora projektu do 10 lipca 2014 r. raportu podsumowującego przeprowadzone zajęcia, obejmującego rezultaty, ewentualne problemy realizacji i osiągnięte wskaźniki przeprowadzonych zajęć (1 raport dla danego rodzaju zajęć, obejmujący wszystkie grupy we wszystkich klasach, wg stanu na dzień 30 czerwca 2014 r.);

• o)                 Przygotowanie i dostarczenie dla koordynatora projektu, do piątego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni realizacji projektu, sprawozdania merytorycznego, obejmującego: ilość zrealizowanych godzin poszczególnych zajęć w każdej grupie w każdej klasie objętej projektem, informację o zrealizowanych działaniach i napotkanych trudnościach w realizacji oraz osiągniętych wskaźnikach zaplanowanych we wniosku projektowym w  miesiącu za które jest składane sprawozdanie;

p)                 Przygotowanie i dostarczenie dla koordynatora projektu, do piątego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni realizacji projektu, danych do prowadzenia i uzupełniania bazy PEFS;

q)                 Dbanie o oznakowanie szkoły, sal lekcyjnych zgodnie z wytycznymi dostarczonymi przez koordynatora projektu;

r)                   Przestrzeganie procedur związanych z realizacją projektu i wykonywanie i innych zadań wynikających z potrzeby prawidłowego zrealizowania projektu;

s)                  Obecność podczas kontroli projektu, również po zakończeniu jego realizacji – do dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową projektu;

t)                   Znajomość i przestrzeganie procedur dotyczących ochrony danych osobowych;

u)                  Zachowanie w bezwzględnej tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych podczas realizacji projektu, a w szczególności mogących stanowić tajemnicę służbową i handlową.

– Część 4 – Asystent koordynatora projektu w Szkole Podstawowej w Stożnem:

a)      Pełnienie obowiązków koordynatora na poziomie realizacji projektu;

b)      Organizacja rekrutacji uczestników projektu i ustalenie grup zajęciowych w porozumieniu z dyrektorem szkoły;

c)      Opracowanie materiałów merytorycznych i metodycznych projektu: dzienników zajęć, list obecności, metod mierzenia zakładanych we wniosku wskaźników oraz ich analizy i nadzór nad ich osiągnięciem;

d)      Współpraca z koordynatorem projektu, dyrektorem szkoły i wykonawcami usługi edukacyjnej;

e)      Udzielanie informacji o realizowanym projekcie nauczycielom, dyrektorowi szkoły, uczniom i ich rodzicom;

f)        Kontrola dzienników zajęć pod kątem prawidłowego ich wypełniania i frekwencji na zajęciach;

g)      Monitorowanie dokumentów w zakresie: kosztów, wydatków ponoszonych w projekcie i ich kwalifikowalności, osiągania wskaźników produktu i rezultatu, zgodnie z budżetem i harmonogramem projektu, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa;

h)      Promowanie projektu i upowszechnianie osiągniętych rezultatów zgodnie z dokumentacją programową, umową o dofinansowanie oraz wnioskiem projektowym, w okresie realizacji projektu;

i)        Dostarczenie dla koordynatora projektu do 15 października 2013 r. szczegółowych programów zajęć (konspektów) wraz ze szczegółowym opisem nowatorskich form nauczania i harmonogramem zajęć – dla każdego rodzaju zajęć, z każdej grupy w każdej klasie objętej projektem;

j)        Uczestnictwo i opieka nad uczniami podczas wycieczki fakultatywnej;

k)      Dostarczenie dla koordynatora projektu do: 10 stycznia 2014 r., 10 kwietnia 2014 r. i 10 lipca 2014 r., sprawozdań z przeprowadzonych sprawdzianów kwartalnych nabytych umiejętności – dla każdego rodzaju zajęć, z każdej grupy w każdej klasie objętej projektem;

l)        Dostarczenie dla koordynatora projektu do 10 lipca 2014 r. raportu podsumowującego przeprowadzone zajęcia, obejmującego rezultaty, ewentualne problemy realizacji i osiągnięte wskaźniki przeprowadzonych zajęć (1 raport dla danego rodzaju zajęć, obejmujący wszystkie grupy we wszystkich klasach, wg stanu na dzień 30 czerwca 2014 r.);

m)    Przygotowanie i dostarczenie dla koordynatora projektu, do piątego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni realizacji projektu, sprawozdania merytorycznego, obejmującego: ilość zrealizowanych godzin poszczególnych zajęć w każdej grupie w każdej klasie objętej projektem, informację o zrealizowanych działaniach i napotkanych trudnościach w realizacji oraz osiągniętych wskaźnikach zaplanowanych we wniosku projektowym w  miesiącu za które jest składane sprawozdanie;

n)      Przygotowanie i dostarczenie dla koordynatora projektu, do piątego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni realizacji projektu, danych do prowadzenia i uzupełniania bazy PEFS;

• o)      Dbanie o oznakowanie szkoły, sal lekcyjnych zgodnie z wytycznymi dostarczonymi przez koordynatora projektu;

p)      Przestrzeganie procedur związanych z realizacją projektu i wykonywanie i innych zadań wynikających z potrzeby prawidłowego zrealizowania projektu;

q)      Obecność podczas kontroli projektu, również po zakończeniu jego realizacji – do dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową projektu;

r)       Znajomość i przestrzeganie procedur dotyczących ochrony danych osobowych;

s)       Zachowanie w bezwzględnej tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych podczas realizacji projektu, a w szczególności mogących stanowić tajemnicę służbową i handlową.

Część 5 – Asystent koordynatora projektu w Publicznym Gimnazjum w Kowalach Oleckich:

a)                  Pełnienie obowiązków koordynatora na poziomie realizacji projektu;

b)                 Organizacja rekrutacji uczestników projektu i ustalenie grup zajęciowych w porozumieniu z dyrektorem szkoły;

c)                  Opracowanie materiałów merytorycznych i metodycznych projektu: dzienników zajęć, list obecności, metod mierzenia zakładanych we wniosku wskaźników oraz ich analizy i nadzór nad ich osiągnięciem;

d)                 Współpraca z koordynatorem projektu, dyrektorem szkoły i wykonawcami usługi edukacyjnej;

e)                  Udzielanie informacji o realizowanym projekcie nauczycielom, dyrektorowi szkoły, uczniom i ich rodzicom;

f)                   Kontrola dzienników zajęć pod kątem prawidłowego ich wypełniania i frekwencji na zajęciach;

g)                  Monitorowanie dokumentów w zakresie: kosztów, wydatków ponoszonych w projekcie i ich kwalifikowalności, osiągania wskaźników produktu i rezultatu, zgodnie z budżetem i harmonogramem projektu, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa;

h)                  Promowanie projektu i upowszechnianie osiągniętych rezultatów zgodnie z dokumentacją programową, umową o dofinansowanie oraz wnioskiem projektowym, w okresie realizacji projektu;

i)                    Dostarczenie dla koordynatora projektu do 15 października 2013 r. szczegółowych programów zajęć (konspektów) wraz ze szczegółowym opisem nowatorskich form nauczania i harmonogramu zajęć – dla każdego rodzaju zajęć, z każdej grupy w każdej klasie objętej projektem;

j)                   Uczestnictwo i opieka nad uczniami podczas wycieczki fakultatywnej;

k)                 Uczestnictwo i opieka nad uczniami podczas wyjazdów w ramach poznania lokalnego rynku pracy;

l)                    Dostarczenie dla koordynatora projektu do 10 lipca 2014 r. teczek zawodoznawczych każdego z uczniów uczestniczącego w zajęciach z doradztwa zawodowego.

m)                Dostarczenie dla koordynatora projektu do: 10 stycznia 2014 r., 10 kwietnia 2014 r. i 10 lipca 2014 r., sprawozdań z przeprowadzonych sprawdzianów kwartalnych nabytych umiejętności – dla każdego rodzaju zajęć, z każdej grupy w każdej klasie objętej projektem;

n)                  Dostarczenie dla koordynatora projektu do 10 lipca 2014 r. raportu podsumowującego przeprowadzone zajęcia, obejmującego rezultaty, ewentualne problemy realizacji i osiągnięte wskaźniki przeprowadzonych zajęć (1 raport dla danego rodzaju zajęć, obejmujący wszystkie grupy we wszystkich klasach, wg stanu na dzień 30 czerwca 2014 r.);

• o)                 Przygotowanie i dostarczenie dla koordynatora projektu, do piątego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni realizacji projektu, sprawozdania merytorycznego, obejmującego: ilość zrealizowanych godzin poszczególnych zajęć w każdej grupie w każdej klasie objętej projektem, informację o zrealizowanych działaniach i napotkanych trudnościach w realizacji oraz osiągniętych wskaźnikach zaplanowanych we wniosku projektowym w  miesiącu za które jest składane sprawozdanie;

p)                 Przygotowanie i dostarczenie dla koordynatora projektu, do piątego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni realizacji projektu, danych do prowadzenia i uzupełniania bazy PEFS;

q)                 Dbanie o oznakowanie szkoły, sal lekcyjnych zgodnie z wytycznymi dostarczonymi przez koordynatora projektu;

r)                   Przestrzeganie procedur związanych z realizacją projektu i wykonywanie i innych zadań wynikających z potrzeby prawidłowego zrealizowania projektu;

s)                  Obecność podczas kontroli projektu, również po zakończeniu jego realizacji – do dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową projektu;

t)                   Znajomość i przestrzeganie procedur dotyczących ochrony danych osobowych;

u)                  Zachowanie w bezwzględnej tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych podczas realizacji projektu, a w szczególności mogących stanowić tajemnicę służbową i handlową.

4. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA WYCENY TYCH WARUNKÓW

– Część 1 – Koordynator projektu:

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia;

Za spełnienie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia Zamawiający uzna wykształcenie minimum średnie, doświadczenie w realizacji jako koordynator minimum 1 projektu, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, w okresie trzech lat przed terminem składania ofert.

Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć stosowne dokumenty (kopia świadectwa ukończenia szkoły średniej, kopia dyplomu ukończenia studiów wyższych, CV (referencje), wykaz wykonywanych zadań w projektach – według wzoru stanowiącego załącznik nr 1a do oferty), potwierdzające spełnienie powyższych warunków. Dokumenty złożone w formie kopii muszą być opatrzone klauzulą: „ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM” i poświadczone przez Wykonawcę.

Ponadto Wykonawca zobowiązany jest złożyć:

a)      Wypełniony druk „Formularz oferty” – załącznik nr 1 do oferty;

b)      Wykaz wykonywanych zadań w projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, w okresie trzech lat przed terminem składania ofert – załącznik nr 1a do oferty;

c)      Oświadczenie o spełnieniu warunków zamówienia z art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r.
Nr 113, poz. 759 ze zm.) – załącznik nr 2 do oferty;

d)      Oświadczenie o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie oraz o korzystaniu z pełnej zdolności do czynności prawnych – załącznik nr 3 do oferty.

– Część 2 – Asystent koordynatora projektu w Szkole Podstawowej im. Jana Pawła II
w Kowalach Oleckich:

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia;

Za spełnienie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia Zamawiający uzna wykształcenie wyższe pedagogiczne, znajomość zasad realizacji projektów w ramach POKL (preferowane doświadczenie w realizacji minimum 1 projektu, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej) i doświadczenie co najmniej roczne pracy w Szkole Podstawowej lub Gimnazjum, ze wskazaniem nauczanych przedmiotów lub zajęć pozalekcyjnych.

Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć stosowne dokumenty (kopia dyplomu ukończenia studiów wyższych, CV (referencje), wykaz wykonywanych zadań w projektach – według wzoru stanowiącego załącznik nr 1b do oferty), potwierdzające spełnienie powyższych warunków. Dokumenty złożone w formie kopii muszą być opatrzone klauzulą: „ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM” i poświadczone przez Wykonawcę.

Ponadto Wykonawca zobowiązany jest złożyć:

a)      Wypełniony druk „Formularz oferty” – załącznik nr 1 do oferty;

b)      Wykaz wykonywanych zadań w projektach – załącznik nr 1b do oferty;

c)      Oświadczenie o spełnieniu warunków zamówienia z art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r.
Nr 113, poz. 759 ze zm.) – załącznik nr 2 do oferty;

d)      Oświadczenie o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie oraz o korzystaniu z pełnej zdolności do czynności prawnych – załącznik nr 3 do oferty.

– Część 3 – Asystent koordynatora projektu w Zespole Szkół w Sokółkach (Szkoła Podstawowa im. Marii Konopnickiej w Sokółkach i Publiczne Gimnazjum
w Sokółkach):

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia;

Za spełnienie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia Zamawiający uzna wykształcenie wyższe pedagogiczne, znajomość zasad realizacji projektów w ramach POKL (preferowane doświadczenie w realizacji minimum 1 projektu, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej) i doświadczenie co najmniej roczne pracy w Szkole Podstawowej lub Gimnazjum, ze wskazaniem nauczanych przedmiotów lub zajęć pozalekcyjnych.

Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć stosowne dokumenty (kopia dyplomu ukończenia studiów wyższych, CV (referencje), wykaz wykonywanych zadań w projektach – według wzoru stanowiącego załącznik nr 1b do oferty), potwierdzające spełnienie powyższych warunków. Dokumenty złożone w formie kopii muszą być opatrzone klauzulą: „ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM” i poświadczone przez Wykonawcę.

Ponadto Wykonawca zobowiązany jest złożyć:

a)      Wypełniony druk „Formularz oferty” – załącznik nr 1 do oferty;

b)      Wykaz wykonywanych zadań w projektach – załącznik nr 1b do oferty;

c)      Oświadczenie o spełnieniu warunków zamówienia z art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r.
Nr 113, poz. 759 ze zm.) – załącznik nr 2 do oferty;

d)      Oświadczenie o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie oraz o korzystaniu z pełnej zdolności do czynności prawnych – załącznik nr 3 do oferty.

– Część 4 – Asystent koordynatora projektu w Szkole Podstawowej w Stożnem:

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia;

Za spełnienie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia Zamawiający uzna wykształcenie wyższe pedagogiczne, znajomość zasad realizacji projektów w ramach POKL (preferowane doświadczenie w realizacji minimum 1 projektu, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej) i doświadczenie co najmniej roczne pracy w Szkole Podstawowej lub Gimnazjum, ze wskazaniem nauczanych przedmiotów lub zajęć pozalekcyjnych.

Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć stosowne dokumenty (kopia dyplomu ukończenia studiów wyższych, CV (referencje), wykaz wykonywanych zadań w projektach – według wzoru stanowiącego załącznik nr 1b do oferty), potwierdzające spełnienie powyższych warunków. Dokumenty złożone w formie kopii muszą być opatrzone klauzulą: „ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM” i poświadczone przez Wykonawcę.

Ponadto Wykonawca zobowiązany jest złożyć:

a)      Wypełniony druk „Formularz oferty” – załącznik nr 1 do oferty;

b)      Wykaz wykonywanych zadań w projektach – załącznik nr 1b do oferty;

c)      Oświadczenie o spełnieniu warunków zamówienia z art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r.
Nr 113, poz. 759 ze zm.) – załącznik nr 2 do oferty;

d)      Oświadczenie o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie oraz o korzystaniu z pełnej zdolności do czynności prawnych – załącznik nr 3 do oferty.

Część 5 – Asystent koordynatora projektu w Publicznym Gimnazjum w Kowalach Oleckich:

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia;

Za spełnienie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia Zamawiający uzna wykształcenie wyższe pedagogiczne, znajomość zasad realizacji projektów w ramach POKL (preferowane doświadczenie w realizacji minimum 1 projektu, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej) i doświadczenie co najmniej roczne pracy w Szkole Podstawowej lub Gimnazjum, ze wskazaniem nauczanych przedmiotów lub zajęć pozalekcyjnych.

Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć stosowne dokumenty (kopia dyplomu ukończenia studiów wyższych, CV (referencje), wykaz wykonywanych zadań w projektach – według wzoru stanowiącego załącznik nr 1b do oferty), potwierdzające spełnienie powyższych warunków. Dokumenty złożone w formie kopii muszą być opatrzone klauzulą: „ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM” i poświadczone przez Wykonawcę.

Ponadto Wykonawca zobowiązany jest złożyć:

a)      Wypełniony druk „Formularz oferty” – załącznik nr 1 do oferty;

b)      Wykaz wykonywanych zadań w projektach – załącznik nr 1b do oferty;

c)      Oświadczenie o spełnieniu warunków zamówienia z art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r.
Nr 113, poz. 759 ze zm.) – załącznik nr 2 do oferty;

d)      Oświadczenie o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie oraz o korzystaniu z pełnej zdolności do czynności prawnych – załącznik nr 3 do oferty.

5. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na daną część przedmiotu zamówienia, na załączonym formularzu oferty – stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, wraz z wymaganymi załącznikami dla danej części. Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej.

2. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę.

3. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

6. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERT

1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego:

Urząd Gminy Kowale Oleckie, ul. Kościuszki 44, 19 – 420 Kowale Oleckie w sekretariacie (pokój nr 16) , w nieprzekraczającym terminie: do dnia 13 sierpnia 2013 r. do godziny 09.00.

2. Ofertę należy złożyć w nieprzeźroczystej zabezpieczonej przed otwarciem kopercie (paczce). Kopertę należy opisać następująco:

 

pełna nazwa wykonawcy adres, telefon  GMINA KOWALE OLECKIE ul. Kościuszki 44, 19 – 420 Kowale Oleckie   OFERTA NA ZAPYTANIE OFERTOWE NA ZARZĄDZANIE PROJEKTEM NR 1/2013/POKL/9.1: „WYRÓWNYWANIE SZANS EDUKACYJNYCH UCZNIÓW GMINY KOWALE OLECKIE SZANSĄ NA LEPSZĄ PRZYSZŁOŚĆ ZAWODOWĄ” (CZĘŚĆ: ……………)   Nie otwierać przed  13.08.2013 r.  godz.  09.15

 

 

3. W przypadku ofert przesłanych pocztą zwykłą lub przesyłką kurierską do Zamawiającego liczy się data i godzina dostarczenia oferty do siedziby Zamawiającego.

4. Oferta złożona po terminie zostanie niezwłocznie zwrócona Wykonawcy nie otwarta.
7. ZMIANY LUB WYCOFANIE ZŁOŻONEJ OFERTY

1. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę. Zmiany lub wycofanie złożonej oferty są skuteczne tylko wówczas, gdy zostały dokonane przed upływem terminu do składania ofert.

2. Zmiany poprawki lub modyfikacje złożonej oferty muszą być złożone w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty. Odpowiednio opisane koperty (paczki) zawierające zmiany należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem „ZMIANA”. W przypadku złożenia kilku „ZMIAN”, kopertę (paczkę) każdej „ZMIANY” należy dodatkowo opatrzyć napisem „ZMIANA NR …......”.

3.Wycofanie złożonej oferty następuje poprzez złożenie pisemnego oświadczenia podpisanego przez Wykonawcę. W celu potwierdzenia uprawnienia osób do złożenia oświadczenia o wycofaniu oferty, do oświadczenia należy załączyć odpowiednie dokumenty (np. aktualny KRS i jeśli to konieczne –   pełnomocnictwo). Wycofanie należy złożyć w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu ofert. Odpowiednio opisaną kopertę (paczkę) zawierającą powiadomienie należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem „WYCOFANIE”.

8. KRYTERIA OCENY OFERT

– Część 1 – Koordynator projektu:

1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie:

Lp.	Kryterium	Znaczenie procentowe kryterium	Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta
1.	Cena ( C )	50 %	50 punktów
2.	Wiedza i doświadczenie	20 %	20 punktów
3.	Doświadczenie w realizacji jako koordynator projektu(ów), współfinansowanego(ych) ze środków Unii Europejskiej, w okresie trzech lat przed terminem składania ofert	30 %	30 punktów

 

2. Zasady oceny kryterium „Cena” ( C ).

W przypadku kryterium „Cena” oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą ze wzoru:

C min

C = ------------- x P

                                                                              C bad.

gdzie: C – ilość punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium "Cena", C min – cena oferty najtańszej, C bad.– cena oferty badanej, P - maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium „Cena".

3. Zasady oceny kryterium „Wiedza i doświadczenie”.

W przypadku kryterium „Wiedza” oferta otrzyma:

5 punktów jeżeli wykaże się  wykształceniem średnim,

10  punktów jeżeli wykaże się wykształceniem wyższym zawodowym (licencjat, inżynier),

20 punktów jeżeli wykaże się wykształceniem wyższym magisterskim lub większym.

4. Zasady oceny kryterium „Doświadczenie w realizacji jako koordynator projektu(ów), współfinansowanego(ych) ze środków Unii Europejskiej, w okresie trzech lat przed terminem składania ofert”.

W przypadku kryterium „Doświadczenie w realizacji jako koordynator projektu(ów), współfinansowanego(ych) ze środków Unii Europejskiej, w okresie trzech lat przed terminem składania ofert”, oferta otrzyma:

5 punktów jeżeli wykaże się doświadczeniem w realizacji 1 projektu jako koordynator projektu, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, w okresie trzech lat przed terminem składania ofert,

15  punktów jeżeli wykaże się doświadczeniem w realizacji 2 projektów jako koordynator projektów, współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, w okresie trzech lat przed terminem składania ofert,

30 punktów jeżeli wykaże się doświadczeniem w realizacji 3 projektów i więcej jako koordynator projektów, współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, w okresie trzech lat przed terminem składania ofert,

– Części od 2 do 5 – Asystenci  koordynatora projektu:

1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie:

 

2. Zasady oceny kryterium „Cena” ( C ).

W przypadku kryterium „Cena” oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą ze wzoru:

 

C min

C = ------------- x P

                                                                              C bad.

gdzie: C – ilość punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium "Cena", C min – cena oferty najtańszej, C bad.– cena oferty badanej, P - maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium „Cena".

3. Zasady oceny kryterium „Wiedza i doświadczenie”.

W przypadku kryterium „Wiedza” oferta otrzyma:

5 punktów jeżeli wykaże się  wykształceniem wyższym pedagogicznym i  co najmniej rocznym doświadczeniem pracy w Szkole Podstawowej lub Gimnazjum, ze wskazaniem nauczanych przedmiotów lub zajęć pozalekcyjnych.

10  punktów jeżeli wykaże się wykształceniem wyższym pedagogicznym i  co najmniej dwuletnim doświadczeniem pracy w Szkole Podstawowej lub Gimnazjum, ze wskazaniem nauczanych przedmiotów lub zajęć pozalekcyjnych,

20 punktów jeżeli wykaże się wykształceniem wyższym pedagogicznym i  co najmniej trzyletnim lub większym doświadczeniem pracy w Szkole Podstawowej lub Gimnazjum, ze wskazaniem nauczanych przedmiotów lub zajęć pozalekcyjnych.

4. Zasady oceny kryterium „Znajomość zasad realizacji projektów w ramach POKL”.

W przypadku kryterium „Znajomość zasad realizacji projektów w ramach POKL”, oferta otrzyma:

5 punktów jeżeli wykaże się doświadczeniem w realizacji 1 projektu, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego POKL,

15  punktów jeżeli wykaże się doświadczeniem w realizacji 2 projektów, współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego POKL,

30 punktów jeżeli wykaże się doświadczeniem w realizacji 3 projektów i więcej, współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego POKL.

8. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY
W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy złożyli oferty w postępowaniu, podając imię i nazwisko i adres zamieszkania Wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz imiona i nazwiska i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w kryterium oceny ofert,

2. Oferta nie spełniająca wymogów formalnych oraz nie spełniająca wymaganego minimum w poszczególnych kryteriach oceny ofert w niniejszym zapytaniu zostanie odrzucona.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania bez podania przyczyn.

4. O terminie oraz miejscu podpisania umowy Zamawiający zawiadomi na piśmie Wykonawcę, którego ofertę wybrano.

5. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informacje,
o których mowa w pkt 1.  na stronie internetowej www.gmina.kowale.fr.pl, BIP Gminy Kowale Oleckie i na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego.

9. INFORMACJE DOTYCZĄCE UMOWY KTÓRA ZOSTANIE ZAWARTA
Z WYKONAWCĄ

 

1. Wzór umowy, która zawarta będzie z Wykonawcą stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.

2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, pod warunkiem podpisania aneksu zaakceptowanego przez obie Strony.

10. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

Nie jest wymagane.

11. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI

Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami jest Małgorzata Jankowska tel. 87 523 82 79 wew. 43, fax 87 523 82 79 , e – mail: m.jankowska@kowale.fr.pl

 

Niniejsze zapytanie ofertowe zawiera 15 stron oraz 6 załączników.

 

Wykaz załączników:

1. Załącznik nr 1 –  Formularz oferty;

2. Załącznik nr 1a – Wykaz wykonywanych zadań w projektach (dotyczy części 1);

3. Załącznik nr 1b – Wykaz wykonywanych zadań w projektach (dotyczy części od 2 do 5);

4. Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu warunków zamówienia z art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.);

5. Załącznik nr 3 – Oświadczenie o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie oraz o korzystaniu z pełnej zdolności do czynności prawnych;

6. Załącznik nr 4 – Wzór umowy.